von Jürg Martin, martin@m-win.ch, Tel. +41 (52) 269 21 11
von Andrea Süess, sueess@m-win.ch, Tel. +41 (52) 269 21 00
Aufgrund der COVID-19 Pandemie sind viele KMU gezwungen, noch stärker Kosten einzusparen. Nachfolgend finden sie Möglichkeiten, wie sie die Zusammenarbeit mit ihrer Personaladministration sei es innerhalb der Unternehmung oder mit einem externen Vertragspartner verbessern und somit Ressourcen (Geldmittel oder Personal) freilegen, die anderweitig genutzt werden können.
- Rechtskonforme, situationsgerechte Standarddokumente
Stellenausschreibungen, Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen und -Ausweise, Zwischen- und Schlusszeugnisse haben bestimmten rechtlichen Anforderungen zu genügen. Sie sind aber für jede Situation etwas verschieden. Es lohnt sich, diese immer wieder gebrauchten Dokumente sorgfältig mit Fachleuten des Arbeitsrechts massgeschneidert zu erarbeiten und, wenn die Verhältnisse ändern, jeweils anzupassen.
- Festgelegte, klare Abläufe
Es wird empfohlen, wenn möglich schon vor Beginn einer Zusammenarbeit mit der Personaladministration, sich Gedanken über die Prozesse zu machen, in welche die Personaladministration involviert ist. Diese Prozessabläufe sollten so detailliert wie nötig schriftlich in Zusammenarbeit mit allen Beteiligten festgehalten halten werden (wer macht wann was). Die Einhaltung der festgelegten Prozessabläufe ist unabdingbar für eine effiziente Zusammenarbeit.
- Kommunikationskanäle
Je nach Bedarf kann es sinnvoll sein, entweder regelmässige Sitzungen zu vereinbaren, um den Informationsfluss sicherzustellen oder Unterlagen und Informationen in einem festgelegten Format zu übermitteln. Z.B. sollen alle Eintrittsunterlagen einzeln gescannt, klar benannt und als PDF der Personaladministration per E-Mail oder über dezentrale Speichernetzwerke (z.B. https://www.wesendit.com/) übermittelt werden.
- Checklisten
Bedarfsspezifische Checklisten (für Eintritte, Austritte, Vertragsänderungen, monatliche Lohnzahlungen, Jahresendprozesse, etc.) können ebenfalls Unterstützung in der Zusammenarbeit bieten. Bei Eintritten z.B. weiss so die KMU genau, welche Unterlagen und Informationen benötigt werden und kann diese vorgängig möglichst vollständig bereits einholen und evtl. ergänzt mit wichtigen Informationen der Personaladministration einreichen.
- Laufende Optimierung
Ein weiterer hilfreicher Punkt ist die laufende Überprüfung, ob die Abläufe noch effizienter ausgestaltet werden können. Verbesserungspotential kann sich durch die Zusammenarbeit laufend zeigen, durch Informationsbeschaffung im Internet oder externen Fachspezialisten sowie durch Feedbackeinholung (z.B. bei allen involvierten Stellen oder bei Mitarbeitenden).
- Vermeidung von Streitfällen
Bei Unklarheiten oder Uneinigkeit soll früh möglichst das Gespräch gesucht werden, und die getroffenen Absprachen sollen aufgeschrieben und beidseitig unterzeichnet werden. Zu beachten ist u.a. Art. 341 Abs. 1 OR: «Während der Dauer des Arbeitsverhältnisses und eines Monats nach dessen Beendigung kann der Arbeitnehmer auf Forderungen, die sich aus unabdingbaren Vorschriften des Gesetzes oder aus unabdingbaren Bestimmungen eines Gesamtarbeitsvertrages ergeben, nicht verzichten.»
Oft sind sich Unternehmen nicht bewusst, dass jede zusätzliche E-Mail, jedes Telefonat und Nachfragen bei Unklarheiten Zeit und Geld kostet.
Die MSM Group AG besitzt langjährige Erfahrung in der Personaladministration und unterstützt sie gerne, sei es in der Übernahme ihrer Personaladministration oder bei der Effizienzsteigerung der Bestehenden (internen oder externen).
Auch die Martin Rechtsanwälte GmbH ist ihnen gerne bei rechtlichen Fragestellungen behilflich.
Interessiert mich (E-Mail an sekretariat@m-win.ch; wir melden uns)
Dieser Beitrag wurde in Zusammenarbeit mit der unabhängigen Anwaltskanzlei «Martin Rechtsanwälte GmbH» erstellt
