von scheinholzer@m-win.ch, Tel. +41 (52) 269 21 11
Schon wieder Jahresende. Wie ist das jetzt genau mit der Aufbewahrungspflicht? Kann ich sie auch elektronisch erfüllen, und wenn ja, wie geht das?
Begrifflichkeiten
Unter dem Begriff der elektronischen Archivierung wird die unveränderbare Aufbewahrung von jederzeit wiederherstellbarer elektronischer Informationen verstanden. Davon abzugrenzen ist die Aufbewahrung, welche lediglich die Speicherung auf einem Medium bzw. in einem System umfasst (Langzeitarchivierung technischer Dokumentationen, Leitfaden des Zentralverbandes Elektrotechnik- und Elektronikindustrie e.V., S. 5).
Gesetzliche Grundlagen
Gemäss Art. 958f Abs. 1 und 3 OR sind die Geschäftsbücher und Buchungsbelege während zehn Jahren ab Ablauf des Geschäftsjahres auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufzubewahren, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrundeliegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und wenn sie jederzeit d.h. innert angemessener Frist (Neuhaus/Suter, BSK-OR II, Art. 958f Rz. 15), wieder lesbar gemacht werden können. Zur Aufbewahrung sind Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die einen Umsatzerlös von mindestens CHF 500’000.- im letzten Geschäftsjahr erzielt haben und juristische Personen verpflichtet (Art. 957 OR). Art. 985f Abs. 4 OR verweist auf die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), welche u.a. die Grundsätze zur Aufbewahrung der zu führenden Geschäftsbücher sowie die verwendbaren Informationsträger normiert.
Im Steuerrecht findet sich zu diesem Thema namentlich eine Vorschrift in Art. 70 Abs. 2 MWSTG. Demnach hat die steuerpflichtige Person ihre Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstigen Aufzeichnungen bis zum Eintritt der absoluten Verjährung der Steuerforderung (Art. 42 Abs. 6 MWSTG) ordnungsgemäss aufzubewahren.
Des Weiteren sind die allgemeinen Grundsätze des Datenschutzrechts gemäss Datenschutzgesetz einzuhalten, da die Archivierung auch als Bearbeitung i.S.v. Art. 3 lit. e DSG gilt (Straub Wolfgang, Aufbewahrung und Archivierung in der Anwaltskanzlei, AJP/PJA 5 (2010), S. 555).
Umsetzung
Eine elektronische Archivierung ist u.a. mittels Festplatte, Tape oder CD/DVD möglich, wobei die Lebensdauer einer Festplatte meist nur 5 Jahre beträgt und sich daher nicht für eine Langzeitarchivierung eignet. Auch zu berücksichtigen ist, wie lange die Software zur Verfügung steht, mit der sich archivierte Daten auslesen lassen.
Backup to Tape
Hier finden Sie ein Angebot der SEP IT AG für ein Backup to Tape (LT06, LT07), um die Langzeitarchivierung, d.h. eine Archivierung von mehr als zehn Jahren (Langzeitarchivierung technischer Dokumentationen, Leitfaden des Zentralverbandes Elektrotechnik- und Elektronikindustrie e.V., S. 5), zu gewährleisten (s. auch den Flyer).
Interessiert mich (Email an sekretariat@m-win.ch; wir melden uns)
