Aufbewahrung elektronischer Daten

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Die Aufbewahrung der Geschäftsbücher ist eine gesetzliche Pflicht (Art. 958f Abs. 1 OR). Sie kann unter Umständen elektronisch erfolgen.

Zur Buchführung und Rechnungslegung verpflichtet sind nach Art. 957 Abs. 1 OR Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die einen Umsatzerlös von mindestens CHF 500‘000 im letzten Geschäftsjahr erzielt haben, und juristische Personen. Darunter fällt auch die Pflicht zur Aufbewahrung der Geschäftsbücher während zehn Jahren gemäss Art. 958f Abs. 1 OR. Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden. Der Bundesrat erlässt nach Absatz 4 desselben Artikels genauere Vorschriften dazu. Die elektronische oder vergleichbare Aufbewahrung ist nicht zulässig für den Geschäfts- und den Revisionsbericht.

Die vom Bundesrat erlassene GeBüV hält in Art. 9 die zugelassenen Informationsträger fest. Für die elektronische Archivierung sind unveränderbare Datenträger, etwa WORM-Systeme, CDs oder DVDs (Art. 9 Abs. 1 lit. a GeBüV) und veränderbare Datenträger (Art. 9 Abs. 1 lit. b GeBüV) zulässig. Als veränderbar gelten Informationsträger, auf denen Informationen unnachweisbar geändert oder gelöscht werden können. Darunter fallen etwa Magnetbänder, magnetische und magnetooptische Disketten, Fest- oder Wechselplatten oder auch solid state-Speicher). Die veränderbaren Datenträger müssen aber folgende vier Voraussetzungen erfüllen:

  1. Es muss ein technisches Verfahren zur Anwendung kommen, welche die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleistet. Als Beispiel wird das digitale Signaturverfahren erwähnt.
  2. Der Zeitpunkt der Speicherung der Information muss unverfälschbar nachweisbar sein. (Zeitstempel)
  3. Es müssen die zum Zeitpunkt der Speicherung bestehenden weiteren Vorschriften über den Einsatz der betreffenden technischen Verfahren eingehalten werden.
  4. Schliesslich müssen die Abläufe und Verfahren zu deren Einsatz festgelegt und dokumentiert sowie Hilfsinformationen aufbewahrt werden.

Die Informationsträger sind zudem regelmässig auf ihre Integrität und Lesbarkeit zu prüfen (Art. 10 Abs. 1 GeBüV).

Zu empfehlen ist ein unveränderbarer Speicher, da der Umgang mit Kryptoverfahren umständlich und kompliziert ist. Wie bereits erwähnt sind dazu spezielle WORM-Systeme zulässig, aber auch einfache CDs oder DVDs genügen den Anforderungen. Folglich erfüllen sogenannte „blu ray dics“(BD) die Anforderungen ebenfalls. BDs sind Datenspeicher die überwiegend für hochauflösende Filme genutzt werden. Sie speichern 25GB (Single Layer) bis 50 GB (Dual Layer). Unter Laborbedingungen wurden schon Kapazitäten bis 500 GB erreicht. BDs sind zur Archivierung von Daten bei KMUs aus den folgenden Gründen besonders geeignet:

  1. Die Kosten sind im Vergleich zu den DVDs erheblich geringer. Bei einem bekannten Elektronikdetailhändler kosten BD 0.0756 CHF pro GB. Die Preise der DVD sind mit 0.1966 CHF pro GB 160% höher (Stand Februar 2014).
  2. Die Anschaffungskosten von externen Brennern, die an jedem handelsüblichen PC per USB 2.0 angeschlossen werden können, sind vergleichbar.
  3. BDs sind einfacher zu handhaben als DVDs. Bei einem jährlichen Archivierungsvolumen von 100 GB werden 22 DVDs benötigt; BDs hingegen nur 4. Das Finden eines alten Dossiers ist dadurch einfacher.

Wichtig zu beachten ist, dass es sich um BD-R handelt. Sie zeichnen sich dadurch aus, dass sie nur einmal beschreibbar sind. BD-RE, welche wiederverwendet werden können, erfüllen die Anforderungen eines unveränderbaren Datenträgers nicht und dürfen deshalb nicht ohne weiteres als Speichermedium für Archive verwendet werden.

 

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